ÚčtoMost
Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA)
Účinnost od 1. 8. 2026
ÚčtoMost MCP
1. Smluvní strany a uplatňování smlouvy
Poskytovatelem je ChatArchitect s. r. o., IČO 54570352, se sídlem Karpatské námestie 7770/10A, 831 06 Bratislava-Rača, Slovensko. Kontakt pro otázky zpracování údajů a incidenty: info@uctomost.sk.
Klientem je podnikatelský subjekt, který přijal podmínky služby ÚčtoMost. Připojená společnost je účetní subjekt, ke kterému Klient nastavil přístup prostřednictvím služby.
Tato smlouva je součástí podmínek služby a přijímá se spolu s nimi. Klient se identifikuje podle údajů poskytnutých při objednání služby nebo vytvoření účtu. Samostatný podpis DPA se nevyžaduje.
Smlouva upravuje zpracování osobních údajů jménem Klienta při používání MCP připojení k systémům POHODA, KROS a Money, Download Portal a souvisejících funkcí správy přístupu.
Klient vystupuje jako správce osobních údajů nebo jako zpracovatel oprávněný příslušným správcem zapojit Poskytovatele. Poskytovatel podle toho vystupuje jako zpracovatel nebo další zpracovatel.
2. Pověřené zpracování
Klient pověřuje Poskytovatele prováděním jím zvolených operací mezi MCP klientem, službou ÚčtoMost a připojeným účetním systémem:
- přijímání, transformace a přenos XML, JSON, dokumentů a příloh;
- čtení účetních záznamů a provádění změn povolených Klientem;
- dočasné zpracování parametrů úloh Download Portal a výsledků zpětných volání KROS;
- uchovávání konfigurace připojení, přihlašovacích údajů, přístupových práv a technických metadat potřebných k provedení a ověření operací.
Účely zpracování jsou provádění požadavků Klienta, poskytování dokumentů a výsledků operací, správa přístupu, vyšetřování incidentů, analýza chyb a prokazování provedených operací.
Zpracování se může týkat údajů o zaměstnancích, zástupcích, kontaktních osobách, odběratelích, dodavatelích, podnikatelích a dalších fyzických osobách uvedených v přenášených dokumentech.
Kategorie údajů určuje obsah požadavků a dokumentů Klienta: identifikační a kontaktní údaje, platební údaje, údaje o účetních dokladech, platbách a obchodních operacích, obsah dokumentů a příloh. Technická metadata patří do předmětu této smlouvy v rozsahu, v jakém se týkají identifikovaných nebo identifikovatelných fyzických osob.
Technický účet MCP se používá pro přístup k účetním subjektům a nepředpokládá přiřazení ke konkrétnímu zaměstnanci. V technických záznamech se mohou uchovávat identifikátory účtu, připojené společnosti a operace, její čas, stav, trvání, objem přenosu a kód chyby.
Pro přílohy, které mohou obsahovat zvláštní kategorie osobních údajů včetně údajů o zdraví, je určeno použití Download Portal.
Služba nevytváří trvalý archiv dokumentů Klienta. Jejich obsah se zpracovává při provádění operací; dočasně uchovávané parametry a výsledky jsou uvedeny v části 4.
3. Pokyny a povinnosti smluvních stran
Doloženými pokyny Klienta jsou tato smlouva, nastavení připojení a přístupu, autorizované požadavky na službu a písemná podání na info@uctomost.sk.
Klient určuje účely a přípustný rozsah zpracování, zajišťuje zákonnost přenosu údajů a poskytuje pokyny v rámci svých oprávnění.
Poskytovatel:
- zpracovává údaje pouze na základě doložených pokynů Klienta včetně pokynů k mezinárodnímu přenosu; pokud jiné zpracování vyžaduje právo EU nebo členského státu EU, předem o tom informuje Klienta, pokud takové informování není zakázáno;
- zajišťuje závazky mlčenlivosti pro osoby zapojené do zpracování;
- přijímá ochranná opatření podle článku 32 GDPR včetně opatření uvedených v části 5;
- s přihlédnutím k povaze zpracování a dostupným informacím pomáhá Klientovi odpovídat na žádosti subjektů údajů a plnit povinnosti podle článků 32–36 GDPR;
- bez zbytečného odkladu informuje Klienta o zjištěném porušení zabezpečení osobních údajů a poskytuje dostupné informace potřebné k plnění povinností Klienta.
Oznámení Klientovi se zasílají na kontaktní email uvedený v účtu.
4. Uchovávání, ukončení zpracování a výmaz
| Kategorie | Postup uchovávání a výmazu |
|---|---|
| Obsah požadavků, dokumentů a příloh | Zpracovává se v operační paměti při provádění operace. Trvalá kopie dokumentů se ve službě nevytváří. Soubory poskytované přes Download Portal se v databázi Portálu neukládají. |
| Konfigurace připojení, technické účty, přihlašovací údaje a přístupová práva | Uchovávají se po dobu trvání smlouvy včetně pozastavení přístupu. Při uzavření účtu je zaměstnanec vymaže do 30 dnů od přijetí žádosti Klienta. |
| Úlohy a zašifrované parametry Download Portal | Odkaz je platný 30 minut od vytvoření. Záznamy čekajících a dokončených úloh i úloh s neurčitým výsledkem se vymažou při nejbližším čištění po uplynutí této lhůty. Úlohy ve stavu in_progress se automaticky nevymazávají; po definitivním ukončení smlouvy se vymažou ručně do 30 dnů. |
| Dočasné výsledky zpětných volání KROS | Uchovávají se v zašifrované podobě. Při prvním autorizovaném poskytnutí se obsah výsledku vymaže. U nepřevzatého výsledku je lhůta pro zařazení do čištění 24 hodin od přijetí zpětného volání; fyzický výmaz se provede při nejbližším čištění. |
| Služební záznamy operací KROS | Čekání na zpětné volání je omezeno na 24 hodin. Po přijetí výsledku, jeho poskytnutí nebo zaznamenání neurčitého výsledku se uplatní lhůty čištění stanovené pro příslušný stav: 24 hodin do zařazení k výmazu a nejbližší spuštění čištění. Záznam po poskytnutí výsledku neobsahuje jeho obsah. |
| Údaje o autorizaci a relacích | Kód OAuth platí 2 minuty, access token 10 minut a rodina refresh tokenů nejvýše 30 dnů. Relace Portálu platí nejvýše 8 hodin a její platnost zaniká po 30 minutách nečinnosti. Skončení platnosti a výmaz služebního záznamu mohou nastat v odlišném čase. |
| Technický audit MCP | Záznamy starší než 365 dnů se vymazávají při pravidelném čištění. Tato lhůta se uplatňuje i po uzavření účtu pro vyšetřování incidentů, analýzu chyb a prokazování provedených operací, s přihlédnutím k níže uvedenému postupu výmazu osobních údajů. |
| Serverové protokoly | Syslog se rotuje týdně; uchovává se aktuální soubor a čtyři archivy. Na archivní soubory systémového protokolu se denně uplatňuje čištění podle stáří 10 dnů a velikosti 500 MB. |
| Metadata monitorování v Langfuse Cloud | Metadata starší než 7 dnů se vymazávají denním čištěním přes API. Do nejbližšího spuštění čištění se mohou uchovávat i déle. Podle podmínek Langfuse se zbytkové záložní kopie, mezipaměť nebo odkazy na vymazané údaje mohou vymazávat až 30 dnů po výmazu z hlavního systému. |
| Automatické záložní kopie databáze | Vytvářejí se v Amazon RDS ve Frankfurtu. Nastavená doba uchovávání je 2 dny. Jiné záložní kopie databáze se nevytvářejí. |
Uvedená lhůta výmazu zbytkových kopií Langfuse je stanovena v jeho podmínkách zpracování.
Pravidelné čištění databáze služby se spouští při startu a poté každých 24 hodin. Skončení platnosti odkazu, relace nebo výsledku neznamená okamžitý fyzický výmaz záznamu. Při zastavení služby nebo chybě čištění se výmaz provede po obnovení úspěšného čištění.
Skončením zaplaceného období se pozastaví přístup a účet se zachová. Pro definitivní ukončení smlouvy a uzavření účtu Klient zašle žádost na info@uctomost.sk.
Základním postupem po skončení služeb zpracování je výmaz, a to i prostřednictvím dohodnutého automatického čištění. Klient může před skončením těchto služeb změnit tento pokyn a požádat o vrácení zbývajících osobních údajů zasláním žádosti na info@uctomost.sk. Po vrácení se zbývající kopie vymažou kromě případů povinného uchovávání podle práva EU nebo členského státu EU.
Vrácení se vztahuje na údaje, které má Poskytovatel ještě k dispozici. Údaje zákonně vymazané podle dohodnutého harmonogramu před přijetím žádosti se pro účely vrácení neobnovují.
Doba uchovávání technického auditu nevylučuje povinnost vymazat osobní údaje v něm obsažené, pokud to po skončení služeb zpracování vyžaduje příslušný pokyn Klienta. Technické záznamy, které nejsou osobními údaji, se mohou uchovávat do uplynutí stanovené lhůty.
5. Ochranná opatření
Poskytovatel uplatňuje tato opatření:
- ověřování technického účtu, připojené společnosti, přístupových práv a stavu předplatného před provedením operací;
- OAuth s PKCE a omezenou platností autorizačních prostředků;
- předběžné potvrzení operací zápisu, ochrana před opakovaným provedením potvrzené operace a technický audit;
- uchovávání hesel ve formě hashů pomocí scrypt;
- šifrování uchovávaných tajných údajů připojení, parametrů úloh Portálu a dočasných výsledků KROS pomocí AES-256-GCM;
- autorizace v Download Portal, omezení platnosti odkazů a relací, ochrana požadavků před CSRF;
- vícefaktorové ověřování administrátorského přístupu k AWS, Cloudflare a Langfuse;
- závazky mlčenlivosti v pracovních smlouvách nebo samostatných dohodách.
V technickém auditu a monitorovacím systému se uchovávají pouze metadata operací. Obsah dokumentů a příloh Klienta se v těchto záznamech nenachází, proto jej správce systému ani zaměstnanci nemohou číst z uložených metadat.
6. Další zpracovatelé, místa zpracování a změny smlouvy
Klient uděluje obecné písemné povolení k zapojení dalších zpracovatelů pro plnění této smlouvy.
| Poskytovatel | Účel | Umístění a zpracování |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL, Lucembursko | Hlavní server, databáze Amazon RDS a její automatické záložní kopie | Frankfurt, Německo |
| Cloudflare, Inc., USA | Proxy a ochrana MCP a Download Portal | Globální infrastruktura včetně zpracování mimo EHP; uplatňují se podmínky zpracování Cloudflare |
| Langfuse Cloud — ClickHouse, Inc. | Monitorování technických metadat operací | Hlavní umístění je Irsko; záložní kopie konfigurační databáze se mohou nacházet i ve Frankfurtu. Případné zapojení společností skupiny a místa zpracování určují podmínky poskytovatele. |
Poskytovatel informuje Klienta o přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele nejméně 7 kalendářních dnů před zahájením přenosu údajů tomuto zpracovateli. Oznámení se zasílá na kontaktní email účtu. Klient má právo v této lhůtě vznést námitku.
Pokud se námitka nevyřeší, každá ze stran má právo ukončit smlouvu před přenosem údajů novému dalšímu zpracovateli.
Poskytovatel ukládá dalším zpracovatelům povinnosti v oblasti ochrany údajů odpovídající této smlouvě a odpovídá Klientovi za plnění těchto povinností.
Přenos osobních údajů mimo EHP se uskutečňuje podle doložených pokynů a s použitelnými zárukami podle kapitoly V GDPR včetně standardních smluvních doložek, pokud se používají pro příslušný přenos.
Účetní systémy a MCP klienti připojení Klientem přijímají údaje v souladu s jeho nastaveními a požadavky. Jejich výběr Klientem z nich sám o sobě nedělá další zpracovatele Poskytovatele.
O novém znění této smlouvy Poskytovatel informuje Klienta na kontaktní email nejméně 7 kalendářních dnů před datem nabytí jeho účinnosti. Pokračování v používání služby po tomto datu znamená přijetí nového znění.
Pokud Klient nové znění odmítne, smlouva se definitivně ukončí a účet se uzavře v den nabytí účinnosti nového znění. Na zbývající údaje se uplatňuje část 4.