ÚčtoMost + POHODA: jak propojit účetnictví s AI

Účetní program obsahuje velké množství údajů, ale dostat se ke konkrétní odpovědi často znamená vědět, kterou agendu otevřít, jakou sestavu vybrat a jaký filtr nastavit.

ÚčtoMost nabízí jiný způsob práce: uživatel položí otázku běžným jazykem a AI si podle potřeby vyžádá konkrétní údaje přímo z programu POHODA.

ÚčtoMost je integrační vrstva mezi AI a účetním systémem POHODA. Umožňuje AI podle přidělených oprávnění číst údaje z POHODY a provádět podporované operace zápisu.

Jako uživatelské rozhraní může sloužit například Claude nebo ChatGPT. Druhou možností je zabudovat AI chat přímo do vlastní aplikace.

Co může AI v POHODĚ dělat

ÚčtoMost pracuje s údaji a operacemi, které poskytuje POHODA prostřednictvím své XML komunikace a POHODA mServeru.

Patří mezi ně například faktury, pohledávky a závazky, banka, pokladna, objednávky, sklad, obchodní partneři, účetní deník, interní doklady, zakázky, skladové pohyby a tiskové sestavy.

Uživatel proto nemusí přesně vědět, kde se požadovaná informace v POHODĚ nachází. Může se zeptat například:

• „Jaké jsme měli tržby za poslední tři měsíce?“
• „Které faktury momentálně nejsou uhrazené?“
• „Kolik nám dluží zákazník XY?“
• „Kteří zákazníci mají nejvyšší pohledávky po splatnosti?“
• „Porovnej prodej za posledních šest měsíců.“
• „Najdi neobvyklé pohyby nebo doklady, které by měl účetní zkontrolovat.“
• „Podívej se na finanční údaje za posledních šest měsíců a upozorni mě na věci, kterým by měl majitel firmy věnovat pozornost.“

AI sama rozhodne, které údaje potřebuje, provede potřebné požadavky do POHODY a z výsledků připraví odpověď.

Právě to je jeden z hlavních rozdílů oproti klasickému reportingu. Pro každou otázku nemusí předem existovat samostatná obrazovka, sestava nebo filtr.

Jak propojení technicky funguje

Integrace je postavená na technologii MCP – Model Context Protocol.

MCP je standard určený k propojování AI s externími systémy. Zjednodušeně lze říct, že AI dostane „ruce“: kromě generování textu může používat povolené funkce jiného systému.

V případě ÚčtoMostu vypadá základní cesta takto:

Uživatel → Claude / ChatGPT → ÚčtoMost MCP → POHODA mServer → POHODA

AI tedy nemá pouze obecné znalosti o účetnictví. Pokud má uživatel příslušná oprávnění, může pracovat také s konkrétními aktuálními údaji dané společnosti.

Dva základní způsoby používání

Přímé připojení POHODY ke Claude nebo ChatGPT

Nejjednodušší možností je používat ÚčtoMost přímo z podporovaného webového AI rozhraní.

Uživatel pracuje ve svém Claude nebo ChatGPT a otázky zadává stejně jako v běžném chatu. ÚčtoMost na pozadí zajistí komunikaci s POHODOU.

Tato varianta nevyžaduje vývoj vlastní aplikace a je vhodná například pro účetní, majitele firem nebo interní finanční oddělení.

Dostupnost připojení vlastního MCP závisí na konkrétním AI produktu, plánu a nastavení pracovního prostoru.

AI chat zabudovaný do vlastní aplikace

Pokud už firma provozuje vlastní klientský portál, ERP nadstavbu nebo jinou aplikaci, AI chat může být součástí tohoto rozhraní.

Technicky je možné použít například OpenAI Responses API nebo API společnosti Anthropic a jejich prostřednictvím zpřístupnit funkce ÚčtoMostu.

Klient potom nemusí otevírat samostatný Claude nebo ChatGPT. Otevře chat přímo v existující aplikaci a zadá otázku textem nebo hlasem.

V této variantě vznikají náklady na použití API modelu podle ceníku vybraného poskytovatele AI.

Při použití webové verze AI naopak ÚčtoMost nevytváří samostatnou spotřebu API tokenů. Uživatel pracuje v rámci podmínek svého existujícího AI účtu.

ÚčtoMost může fungovat vedle Doklado nebo jiných existujících integrací

ÚčtoMost nemusí nahrazovat existující řešení.

Pokud firma používá například Doklado + POHODA, Doklado může nadále zajišťovat svůj současný proces zpracování a přenosu dokladů do POHODY.

ÚčtoMost se připojuje přímo k POHODĚ a poskytuje AI přístup k údajům, které se již v POHODĚ nacházejí.

Schéma tedy může vypadat například takto:

Doklado → POHODA ← ÚčtoMost ← AI

Samostatná integrace mezi Doklado a ÚčtoMostem není pro tento scénář potřeba.

Stejný princip platí i pro další systémy, které již s POHODOU komunikují. ÚčtoMost může fungovat jako další vrstva určená pro AI analýzu a interaktivní práci s daty.

Jak se nastavují přístupová práva

Bezpečnost přístupu nezačíná v AI, ale už přímo v POHODĚ.

V POHODĚ je možné vytvořit jednotlivé uživatele a nastavit, ke kterým firmám, agendám a operacím mají přístup.

Jeden uživatel může mít například právo číst vydané faktury a účetní deník, ale nemusí mít právo doklady měnit nebo mazat. Jiný uživatel může mít širší oprávnění.

POHODA podporuje také rozdílná práva pro jednotlivé účetní jednotky. To je důležité zejména pro účetní kanceláře, které vedou desítky nebo stovky společností.

ÚčtoMost následně respektuje přístup vytvořený na straně POHODY. Na naší straně je navíc možné nastavit integrační režim například jako pouze čtení nebo čtení a zápis.

Výsledkem je vícevrstvá ochrana: uživatel nemůže přes AI získat údaje, ke kterým jeho účet v POHODĚ nemá přístup.

Existující účty účetních a přístupy klientů

Pokud už účetní v POHODĚ uživatelský účet má a jeho existující oprávnění jsou vhodná také pro práci přes ÚčtoMost, ve většině případů je možné použít právě tento účet. Není potřeba vytvářet druhou identitu jen kvůli ÚčtoMostu.

Pokud má klient získat samostatný přístup a vlastní účet v POHODĚ ještě nemá, je vhodné vytvořit mu samostatného uživatele s minimálními potřebnými právy.

Zde je potřeba rozlišovat uživatelský účet a licenci POHODA.

Samotné vytvoření nového jména uživatele v agendě Přístupová práva není samostatně zpoplatněná služba. Pokud však nový způsob přístupu znamená další souběžné využívání POHODY a existující licence na to nestačí, může být potřeba rozšířit licenci POHODA.

Proto v praxi platí: pokud účetní již POHODU používá a existující licenční kapacita postačuje, připojení ÚčtoMostu nemusí přinést žádný nový náklad na licenci POHODA. Při novém samostatném přístupu klienta je potřeba zkontrolovat existující typ licence a počet dostupných licencí.

Platí se samostatně za POHODA mServer?

POHODA mServer je součástí technologie POHODA určené pro online XML komunikaci a v aktuálním ceníku není veden jako samostatně zpoplatněný doplněk.

To však neznamená, že jeho provoz nemůže ovlivnit licencování POHODY.

mServer technicky spouští POHODU v parametrickém režimu. To, zda přitom potřebuje samostatnou licenci, závisí na způsobu instalace.

Při lokálním použití síťové POHODY se mServer a další parametrická spuštění mohou dělit o jednu licenci s lokálně spuštěnými okny. Při terminálovém provozu může mServer využívat další licenci nezávisle na uživateli pracujícím v POHODĚ.

Pro nasazení ÚčtoMostu proto není potřeba kupovat samostatnou „licenci mServeru“, ale je potřeba ověřit, zda existující konfigurace POHODY poskytuje dostatečnou licenční kapacitu.

Jak funguje více společností

POHODA mServer se nekonfiguruje jako jeden univerzální přístup ke všem databázím.

Konkrétní konfigurace mServeru je navázaná na vybranou účetní jednotku. V praxi to znamená konkrétní firemní databázi a účetní období, se kterým má daná konfigurace pracovat.

Pokud účetní kancelář zpracovává například 50 klientů, nemusí AI automaticky získat přístup ke všem 50 databázím.

Pro ÚčtoMost se povolí pouze ty společnosti, které mají být přes integraci dostupné.

Na straně ÚčtoMostu potom může jeden účetní pracovat s více povolenými společnostmi, zatímco jiný pracovník může mít přístup pouze k vybrané části klientů.

Pokud například interní databáze samotné účetní kanceláře nemá být dostupná přes AI, její přístup se jednoduše nepovolí.

Uživatel bez technického přístupu k této databázi se k jejím údajům nedostane ani tím, že se AI zeptá na její obsah.

Pro organizační oddělení práce je možné používat také samostatné AI projekty pro jednotlivé klienty a do jejich instrukcí uvést, se kterou společností se má pracovat. Takové projektové instrukce však slouží pro pohodlí uživatele, nikoli jako bezpečnostní hranice. Skutečné oprávnění musí být vždy vynuceno na úrovni POHODY a integrace.

Nastavení POHODA mServeru

Pro každou společnost, která má být dostupná prostřednictvím ÚčtoMostu, je potřeba nakonfigurovat POHODA mServer.

Při konfiguraci se mimo jiné určuje účetní jednotka a síťový port, prostřednictvím kterého mServer komunikuje.

Výsledkem je služba schopná přijímat požadavky ÚčtoMostu a předávat je programu POHODA.

Samotný mServer by se bez další ochrany neměl zveřejňovat přímo do internetu.

Mezi serverem s POHODOU a ÚčtoMostem proto nastavujeme chráněné síťové propojení. Konkrétní způsob závisí na infrastruktuře klienta a může jít například o privátní síťový kanál nebo VPN.

Co když POHODU provozuje externí IT firma

Pokud má účetní kancelář POHODU umístěnou na serveru externího dodavatele, z technického pohledu to nasazení často spíše zjednoduší.

S IT dodavatelem můžeme přímo dohodnout potřebnou konfiguraci mServeru, síťová pravidla a bezpečný způsob komunikace mezi serverem POHODA a ÚčtoMostem.

Klient tak nemusí řešit technické detaily sám. Dodavatel serverového řešení zpravidla potřebuje pouze informace o požadovaném síťovém spojení a konfiguraci mServeru.

Práce s tiskovými sestavami a PDF

ÚčtoMost nemusí pracovat pouze s jednotlivými položkami databáze. AI může využít také tiskové sestavy vytvořené přímo programem POHODA.

Možný scénář je například:

„Vezmi obraty účtu 311, vytvoř v POHODĚ sestavu Kniha pohledávek a porovnej tyto dva zdroje. Najdi případné rozdíly.“

AI může nejprve získat účetní údaje, následně vyžádat vytvoření příslušné tiskové sestavy a oba výsledky porovnat.

U PDF používáme dva režimy.

U typů dokumentů, které jsou povoleny k přímému zpracování, může být výsledný soubor předán AI a analyzován automaticky.

U citlivějších typů sestav ÚčtoMost místo automatického odeslání vytvoří odkaz ke stažení. Uživatel si PDF nejprve zkontroluje a až potom se sám rozhodne, zda ho odešle do AI.

Toto rozdělení je záměrné.

Některé tiskové sestavy mohou obsahovat údaje fyzických osob nebo jiné informace, které uživatel původně neměl v úmyslu do AI odeslat. U takových výstupů proto může mezi POHODOU a AI zůstat kontrola člověkem.

Které typy exportů se mohou předávat automaticky a které mají vyžadovat samostatné stažení, je možné konfigurovat.

Čtení a zápis jsou dvě rozdílné úrovně rizika

Pro první testování doporučujeme začít pouze se čtením údajů.

Uživatel si tak může vyzkoušet otázky nad fakturami, pohledávkami, skladem, účetním deníkem nebo dalšími agendami, aniž by AI mohla údaje v POHODĚ měnit.

Teprve následně je možné podle konkrétního použití povolit vybrané operace zápisu.

Při práci se zápisem je vhodné uplatňovat princip minimálních oprávnění: AI má mít povoleny pouze ty činnosti, které daný uživatel skutečně potřebuje.

Co je hlavní výhodou ÚčtoMostu

Hlavní výhodou není vytvoření dalšího pevného reportu.

Výhodou je, že uživatel nemusí předem vědět, jaký report bude potřebovat.

Může začít otázkou.

AI následně rozhodne, zda potřebuje zkontrolovat faktury, banku, účetní deník, sklad, zakázky nebo více různých zdrojů najednou.

To umožňuje řešit také otázky, pro které neexistuje jedna připravená obrazovka.

Účetní může například požádat AI, aby porovnala dvě různé evidence, našla nestandardní doklady nebo připravila vysvětlení rozdílů. Majitel firmy se zase může ptát na tržby, dlužníky, cash flow nebo vývoj prodeje, aniž by znal strukturu účetního programu.

ÚčtoMost tak nemění POHODU ani existující účetní procesy. Přidává nad ně nové uživatelské rozhraní – přirozený jazyk.

ÚčtoMost také pro další účetní programy

ÚčtoMost je hotové řešení, se kterým připojíte AI asistenta ChatGPT nebo Claude ke svému účetnímu programu POHODA, Money S3, KROS OMEGA, ALFA plus nebo MRP-K/S bez migrace dat a bez výměny programu.

Do současného způsobu práce tak můžete přidat trochu samoobsluhy pro klienty a kolegy. Část běžných otázek si vyřeší přes AI a účetní ušetří čas na práci, která skutečně vyžaduje jeho pozornost.

Jak začít

Nejjednodušší první krok je připojit testovací databázi POHODA k podporovanému AI rozhraní a začít pouze s oprávněními ke čtení.

Na reálných otázkách se potom dá rychle ověřit, které agendy jsou pro konkrétní firmu nejzajímavější, jaká přístupová práva jednotliví pracovníci potřebují a zda má smysl později povolit také vybrané operace zápisu.

Následné produkční nasazení se skládá z nastavení uživatelů a práv v POHODĚ, konfigurace mServeru pro požadované společnosti, vytvoření bezpečného síťového spojení a připojení ÚčtoMostu k vybranému AI rozhraní.

Existující účetní proces přitom může zůstat beze změny. ÚčtoMost nad něj přidává možnost pracovat s údaji POHODY prostřednictvím AI.